Uitdagingen
Met groei van het ziekenhuis en de uitrol van nieuwe diensten, is de voormalige telecominfrastructuur van het ziekenhuis steeds zwaarder belast. Het telecomsysteem van Mizell draaide al jaren op maximale capaciteit.
“Een groot deel van de bekabeling was zo oud als het gebouw zelf”, beschrijft netwerkbeheerder Blake Thomason van Mizell Memorial. “De telefoonserver was ook End of Life. Dat de telefoons het lieten afweten, lag overigens niet de toestellen, software of server. Het was de bekabeling en dus moesten we nieuwe kabels aanleggen naar oude aansluitingen. Dit kon zo gewoon echt niet meer.”
Mizell stond voor een investering van ongeveer 500.000 dollar voor de vervanging en renovatie van de oude telecominfrastructuur van het ziekenhuis, ofwel de bekabeling en hard- en software. Als non-profitorganisatie was kostenbeheersing altijd een topprioriteit. Een andere zorg was hoe het ziekenhuis kon blijven groeien en uitbreiden terwijl alle beschikbare toestelnummers al in gebruik waren, zonder steeds maar weer nummers te moeten toevoegen. “We hadden minder dan 1.000 aansluitingen, en die werden allemaal gebruikt door het bestaande telefoonsysteem”, beschrijft Blake. “Dit beperkte echt onze mogelijkheden. Als we ergens een telefoon nodig hadden, moesten we die ergens anders weghalen. En dan maar hopen dat we een IP-licentie konden vrijmaken om die aan de praat te krijgen.”
Om concurrerend te blijven en uitbreiding in de toekomst mogelijk te maken, moest het ziekenhuis dus ofwel heel veel tijd, geld en energie investeren in het vernieuwen van de bestaande infrastructuur, ofwel op zoek naar een alternatief. Het Unified Communications-platform UNIVERGE BLUE CONNECT van NEC bood uitkomst.
Oplossing
Resultaten
Mizell heeft aanzienlijke kosten bespaard door het elimineren van al hun voormalige telefoonlijnen en SIP-trunks, minus de twee vaste lijnen die de staat Alabama verplicht stelt voor het brandalarm. Alleen dit al dekte 85 tot 95% van de abonnementskosten van CONNECT. “Combineer dat met de kostenbesparing van het hele ziekenhuis opnieuw bekabelen, en het is zo klaar als een klontje. We hebben vooraf gewoon al een half miljoen dollar bespaard”, legt Blake uit. Mizell verwacht ook doorlopend te besparen doordat het niet steeds nieuwe telefoonlicenties hoeft aan te schaffen. En er ziin minder advieskosten voor systeemwijzigingen, want het onderhoud en toevoegen van nieuwe extensies en gebruikers is nu ‘een fluitje van een cent’.
Mizell ervaart nu al de voordelen van de schaalbaarheid van CONNECT en merkt dit ook bij de opening van de nieuwe kliniek in Elba, Alabama. De VoIP-toestellen en Analog Telephone Adapter (ATA) voor de faxen konden eenvoudig worden geprogrammeerd via de portal. “Nadat ik de apparaten had ingesteld, bracht ik ze gewoon naar de locatie en plugde ze in. Zo eenvoudig was het”, legt Blake uit. Er was geen langetermijnplanning nodig om te voldoen aan de extra telecomvereisten.”
“We hebben vooraf al een half miljoen dollar bespaard.”
We leven in een mobiele, verbonden samenleving, en dat is nog eens uitvergroot door corona. Uit voorzorg moesten mensen in isolatie thuiswerken. Dankzij de mobiele app konden ze bij ons ‘gewoon’ doorwerken. Onze managers, beheerders en artsen konden op deze manier beter reageren op hun medewerkers en patiënten want ze kunnen via de mobiele app bellen, voicemails ontvangen of e-mailen. Afhankelijk van hun abonnement krijgen ze ook een transcriptie van voicemails.
Blake Thomason
netwerkbeheerder
Mizell Memorial Hospital
Oplossing
Mizell heeft gekozen voor UNIVERGE BLUE CONNECT vanwege de functies, lage kosten en mogelijkheid om naar wens te schalen. CONNECT is een volledig geïntegreerd cloudgebaseerd telefoonsysteem met chat, sms, videoconferencing, scherm delen en bestandsbeheer - allemaal via intuïtieve apps voor desktop en mobiel. In slechts 30 dagen implementeerde het ziekenhuis het nieuwe systeem met 174 initiële gebruikers. Voor Mizell was dit opzienbarend, gezien de omvang van hun locatie en de complexiteit van de telecom. Dankzij de technische support van VENSEARCH en NEC kon Mizell de configuratieproblemen snel oplossen als gevolg van de migratie van analoog naar digitaal. En daarnaast werden 57 faxen, piepers en dicteersoftware geïntegreerd. De mobiele app CONNECT is waardevol geweest voor Mizell en was een belangrijk selling point.
Bovendien biedt de mobiele app een HIPAA-conform platform waarmee het verplegend personeel van Mizell via in-app-berichten veilig kan communiceren met artsen die oproepbaar zijn.
“Dit bespaart ons veel geld. Bij het zoeken naar een aparte afzonderlijke third-party tool, bleek dat die extra kosten met zich zou meebrengen. In plaats daarvan konden we een compatibele oplossing gebruiken die standaard ingebouwd is in CONNECT. Onze artsen hebben de app omarmd”, zegt Blake.
CONNECT geeft het ziekenhuis ook veel inzichten in het onderhoud en de monitoring. “Het is heel fijn dat ik me niet langer door alle schermen op ons verouderde systeem hoef te worstelen”, legt Blake uit. “In ons vorige systeem moesten we zoveel instellingen doen om onze telefoons precies goed te laten werken. Nu kan ik via de portal gemakkelijk bij alle instellingen, en ik kan wijzigingen doorgaans met een paar klikken doorvoeren. Onderhoud en aanpassingen aan het systeem zijn nu intuïtiever en vereisen niet langer diepgaande kennis van ons telecomsysteem.”
Medisch personeel en andere medewerkers vinden de desktop- en mobiele apps van CONNECT heel eenvoudig te installeren en gebruiken. “Het verbaasde met hoeveel mensen de apps van UNIVERGE BLUE CONNECT hebben gedownload en ingesteld op hun telefoons en computers. Zonder de hulp van IT. Dat is een mijlpaal op zich”, lacht Blake.
“Het is een hele klus om het oude te verwijderen en het nieuwe te installeren”, vervolgt hij. “Voor ons was het ook een grote overweging dat UNIVERGE BLUE werd aanbevolen door VENSEARCH. Ik werk al met Wade Brewer sinds ik in 2019 bij Mizell begon. Ik wist dat Wade veel kennis had op dit gebied. Hij sprak het absolute vertrouwen uit dat CONNECT precies was wat we nodig hadden.”
Over Mizell Memorial Hospital
Het Mizell Memorial Hospital bedient al ruim 70 jaar de stad Opp in Alabama en de omliggende regio. Het ziekenhuis is die tijd gestaag gegroeid door de uitbreiding met nieuwe vleugels, gespecialiseerde eenheden, een wellnesscentrum, een eerstelijns zorg in Opp en recent een nieuwe kliniek in Elba. Mizell heeft momenteel meer dan 200 medewerkers die zich inzetten voor de missie van het ziekenhuis: het bieden van hoogwaardige empathische zorg.
Mizell is sinds begin jaren ‘90 klant van NEC. Het ziekenhuis begon met het oude IVS-telefoonsysteem van NEC, migreerde vervolgens naar de UNIVERGE SV8300 en later naar de UNIVERGE SV9300, voordat ze in 2022 uiteindelijk overstapten op het gehoste, cloudgebaseerde UNIVERGE BLUE CONNECT-platform van NEC met de hulp van NEC-kanaalpartner VENSEARCH.
